Funil de Vendas — o quadro Kanban

Em 1 frase: o Funil de Vendas é um quadro Kanban — cada coluna é uma etapa da sua venda, cada card é um contato, e você arrasta o card conforme a negociação avança.

1. Abrindo o funil

Para ganhar espaço para os cards no funil de contatos, clique em Recolher resumo, ao lado de Atualizar. A faixa de etapas é escondida e a barra mantém somente o total de contatos e a conversão. Mostrar resumo abre os mesmos cards de antes, sem alterar filtros, contatos ou etapas.

A preferência fica salva neste navegador, separadamente para cada usuário, organização e funil. Na primeira visita, o resumo vem aberto. No computador, o ícone ⓘ explica como arrastar cards; no celular, a instrução continua abaixo do quadro.

1. No menu lateral, clique em CRM → Funil.
2. Se sua empresa tem mais de um funil, um seletor no topo mostra a lista — funis de contatos ficam agrupados em "Funil de Vendas" e, para contas com o módulo Empresas, funis de oportunidades ficam em "Oportunidades".
3. Ao abrir a tela pela primeira vez, ela sempre entra num funil de contatos (nunca abre direto numa oportunidade B2B) — troque manualmente no seletor se quiser ver outro.

Sem nenhum funil ainda? A tela mostra "Crie seu primeiro pipeline" com um botão para começar.

2. Lendo o board

Cada etapa é uma coluna, com uma barra colorida no topo, o nome da etapa e a quantidade de contatos ali dentro. Cada card mostra nome, telefone, e-mail (se tiver), tags, valor do negócio (quando preenchido) e, no rodapé, a data em que entrou na etapa (dd/mm) junto com "há quanto tempo" — passe o mouse (ou foque, no celular) para ver a data e hora completas. Uma segunda linha, menor, mostra a data de criação do contato; e, quando existe uma tarefa agendada para o futuro, uma terceira linha mostra "Próx. tarefa: dd/mm".

Dica: o rodapé do board lembra: "Arraste os cards para mover leads entre etapas".

3. Mover um contato de etapa

• Arrastando: clique e segure o card, arraste até a coluna de destino e solte. Aparece a confirmação "Contato movido com sucesso".
• Pelo menu do card: clique no ícone de "⋮" no canto do card → Mover para etapa → escolha a etapa na lista.
• Pela tela de Atendimento: dentro da conversa do contato, o painel de detalhes também tem um seletor de etapa do funil — mudar por ali reflete aqui no board.

3.1. Mover, transferir ou etiquetar vários contatos de uma vez

Clique em Selecionar, no topo do board — cada card ganha uma caixinha de seleção no canto (o arraste fica temporariamente desligado enquanto o modo está ativo). Marque os contatos um a um ou use o botão de seleção no cabeçalho da coluna para marcar todos os contatos daquela etapa de uma vez.

Com pelo menos 1 contato marcado, uma barra de ações aparece com:

• Transferir responsável — escolha um atendente da lista, ou "Remover responsável" para desatribuir.
• Mover para etapa — escolha o funil e a etapa de destino (o mesmo efeito de arrastar cada card, só que em lote).
• Mover para outro funil — escolha o funil e a etapa de destino: os contatos marcados saem do funil atual e entram no novo (nos outros funis em que eles já estiverem, nada muda). Aparece qualquer funil da empresa, mesmo um que você não enxerga no quadro. O novo funil passa a ser o principal do contato, inclusive no painel da conversa. Esta ação não dispara gatilhos de "mudou de etapa".
• Mudar status — Novo, Contatado, Qualificado, Convertido ou Perdido.
• Etiqueta — aplica uma tag a todos os marcados.

Antes de aplicar, o sistema confirma com a contagem exata (ex.: "Transferir 124 contatos para Mari?"). Em seleções grandes, a ação roda em lotes e mostra o progresso. Clique em Selecionar de novo (ou no "x" da barra) para sair do modo de seleção.

Se sua empresa usa o campo de responsável do RD Station, contatos com o responsável travado pelo RD mantêm o dono do rodízio — eles recebem a coatribuição, mas não trocam de dono principal. A tela avisa quando isso acontece.

3.2. Ver as etapas do funil em lista (Contatos)

No topo do board, o botão Ver em lista abre a tela de Contatos já filtrada pelo funil atual. No cabeçalho de cada coluna, o mesmo ícone filtra só aquela etapa. As ações em massa da lista de Contatos são as mesmas do board — a seleção não depende de onde você está.

4. Criar uma nova etapa

1. No fim das colunas existentes, há uma coluna tracejada com "Nova Etapa".
2. Clique nela — o formulário expande com campo de nome, uma paleta de cores e o tipo da etapa (Aberto, Ganho ou Perdido).
3. Clique em Criar.

O mesmo formulário também existe dentro de Gerenciar Pipelines (ícone de engrenagem no funil), na aba Etapas do Pipeline.

4.1. Reordenar as etapas (mudar a ordem das colunas)

No computador, você pode mudar a ordem diretamente no board: passe o mouse pelo cabeçalho da coluna, clique e segure a alça de pontinhos (⠿), arraste a coluna para a nova posição e solte. A ordem é salva automaticamente.

No celular, o arraste de colunas fica desligado para não atrapalhar a rolagem horizontal do board. Reordene pelo modal:

1. Abra Gerenciar Pipelines (ícone de engrenagem, ao lado do funil) → aba Etapas do Pipeline.
2. Use as setas ∧/∨ para mover uma posição por vez. Em telas maiores, também é possível arrastar pelos pontinhos (⠿).
3. A nova ordem aparece imediatamente no board, sem precisar recarregar a página.

4.2. Excluir ou mesclar etapas

1. Abra Gerenciar Pipelines (ícone de engrenagem, ao lado do funil) → aba Etapas do Pipeline.
2. Clique no ícone de lixeira ao lado da etapa que quer excluir.

• Etapa vazia: pede uma confirmação simples e exclui na hora.
• Etapa com contatos: abre um aviso com o número real de contatos (ex.: "Esta etapa possui 4.431 leads") e um seletor com as outras etapas do mesmo funil. Escolha o destino e clique em Mover e excluir — todos os contatos são movidos numa única operação (não precisa arrastar card por card nem usar a seleção em massa) e a etapa é removida logo em seguida.
• Não é possível excluir a última etapa restante de um funil.

Mover milhares de contatos de uma vez pode levar alguns segundos — a tela mostra o carregamento até terminar; evite fechar o modal antes de a confirmação aparecer. Se a etapa de destino for do tipo Ganho (venda concluída) e sua empresa tiver a integração de Conversões da Meta ativa, mover em massa para lá registra 1 conversão por contato movido — normal e esperado quando você está consolidando um funil que já estava com negócios ganhos nele.

4.3. Excluir um funil inteiro

1. Abra Gerenciar Pipelines (ícone de engrenagem, ao lado do funil).
2. Clique no ícone de lixeira ao lado do funil que quer excluir.
3. Escolha o que fazer com os contatos que estão nele: mover todos para outro funil da sua empresa (escolha o destino — eles entram na primeira etapa desse funil de destino) ou desvincular (o funil some do contato, sem levar ele para lugar nenhum).
4. Confirme.

• Não é possível excluir o funil padrão da empresa, nem um funil sem nenhum outro funil ativo para receber os contatos — crie outro funil antes, se for o caso.
• Se alguma regra de automação ou fluxo publicado move contatos para este funil (ou para alguma etapa dele), o aviso de confirmação lista quais são, antes de você confirmar — essas automações vão parar de mover contato para cá depois que o funil for excluído.
• Depois de excluído, o funil principal de cada contato afetado é atualizado automaticamente: se o contato tiver outro funil em que também estava, esse passa a ser o principal; se não tiver nenhum outro, o campo de funil do contato fica em branco.

4.5. Adicionar um contato direto numa etapa (buscar OU cadastrar)

1. No cabeçalho de qualquer coluna, clique no ícone +.
2. Na busca, digite nome ou telefone para achar um contato já cadastrado — marque um ou mais e clique em Adicionar.
3. Se o contato ainda não existe, clique em Novo contato (ao lado da busca, ou no link que aparece quando a busca não encontra ninguém). Informe o telefone com DDD (único campo obrigatório) e, opcionalmente, o nome — depois clique em Criar e adicionar. O contato nasce e já entra direto naquela etapa, sem fechar o modal.

Dica: se você já tinha digitado algo na busca antes de clicar em "Novo contato", o Receptia aproveita o que foi digitado (telefone ou nome) para não fazer você retrabalhar.

5. Criar um novo funil

1. Clique no botão Criar Pipeline, ao lado do seletor de funil.
2. Dê um nome e, se sua conta tiver o módulo Empresas, escolha o tipo de funil (veja Criar um funil de Oportunidades (B2B)).
3. As etapas já vêm com um molde pronto, que você pode editar antes de salvar.

6. Editar o valor do negócio de um card

No menu ⋮ do card, escolha Editar valor e informe o valor em reais — ele passa a somar no total exibido no topo da coluna.

7. Buscar e filtrar

• Busca por nome, telefone ou e-mail, no topo do board.
• Tags, atendente responsável (Meus leads / Sem responsável / atendente específico — só para admin/owner) e conexão (abaixo) ficam direto na barra.
• O botão Filtros, ao lado, reúne o restante num só popover — Data (veja Filtrar o Funil por data), Ordenar por, Próxima tarefa, Mostrar finalizados há mais de 30 dias, Só com tarefa atrasada e Esfriando (veja Card vermelho e amarelo no Funil), Em cadência/Sem cadência e Esperando a equipe (veja Resumo por etapa e ordenar por tarefa/mensagem). Um número no botão mostra quantos desses estão ativos, e Limpar, dentro do popover, desliga todos de uma vez (mesmo botão Limpar da barra).

7.1. Filtrar por conexão WhatsApp

Se sua empresa tem mais de uma conexão WhatsApp (por exemplo, uma para atendimento direto via API e outra para confirmações vindas de um chatbot/ManyChat), o botão Conexão no topo do board deixa você ver só os contatos de uma ou mais conexões.

1. Clique em Conexão e marque uma ou mais conexões na lista.
2. O board passa a mostrar só os contatos cuja conversa mais recente está numa das conexões marcadas. Cada card entra no filtro pela conversa mais nova dele — se um contato conversou primeiro numa conexão e depois respondeu em outra, ele aparece na conexão da conversa mais recente.
3. A contagem e o total de cada etapa passam a refletir só o recorte filtrado.

Isso não move ninguém de funil. É só uma forma de olhar o board — o contato continua na mesma etapa, no mesmo funil, para todo mundo. Desmarque as conexões (ou clique em "Limpar seleção") para voltar a ver todos.

O filtro de conexão fica salvo: ele entra no link da página (então dá para compartilhar um link já filtrado) e, se você abrir o Funil de novo sem esse link, o Receptia lembra a última seleção da sua empresa.

Não aparece o botão Conexão? Ele só aparece quando a empresa tem mais de uma conexão WhatsApp cadastrada.

7.2. Meu funil aparece vazio (0 contatos)

O botão Minhas / Todas, no topo do board, alterna entre:

• Minhas: mostra só os contatos atribuídos a você.
• Todas: mostra todos os contatos do funil — disponível quando sua empresa permite (Configurações → Regras → CRM e Funil → Visibilidade do funil = "Todos").

Um contato criado por você não é atribuído a você automaticamente. Por isso, com o filtro em "Minhas", ele não aparece até alguém atribuí-lo pelo menu ⋮ do card → Atribuir a....

Vejo "0 contatos" em todas as etapas? Clique no botão e troque para Todas — se sua empresa permitir, você passa a ver o funil inteiro. Se sua empresa usa a visibilidade "Somente os próprios", peça a um gestor para te atribuir os contatos em ⋮ do card → Atribuir a....

7.3. Ordenar o board

O seletor Ordenar por, dentro do popover Filtros (seção Exibição), define a ordem dos cards dentro de cada etapa:

• Entrada na etapa (recente primeiro) — padrão. Quem chegou por último na etapa aparece no topo.
• Entrada na etapa (antiga primeiro) — inverte: quem está parado há mais tempo aparece primeiro (útil para achar quem precisa de atenção).
• Criação (recente primeiro) e Criação (antiga primeiro) — ordena pela data em que o contato foi criado, não pela entrada na etapa atual.
• Última alteração do card (recente) — quem teve alguma mudança de cadastro mais recentemente (tag, responsável, valor, etc.) aparece primeiro. Renomeado de "Última atividade (recente)" — não é sobre a conversa, é sobre o CARD.
• Última mensagem (recente) — quem trocou mensagem mais recentemente (qualquer conversa/conexão, não importa quem escreveu) aparece primeiro. Veja mais em Resumo por etapa e ordenar por tarefa/mensagem.

A escolha fica salva neste navegador, por usuário e por funil — abrir o Funil de novo mantém o critério escolhido.

7.4. Filtrar por data da próxima tarefa

O botão Próxima tarefa, dentro do popover Filtros (seção Tarefas), mostra só os contatos que têm uma tarefa (follow-up) agendada dentro do período escolhido:

• Hoje, Amanhã ou Esta semana (hoje + os 6 dias seguintes).
• Intervalo personalizado — escolha uma data inicial e final.

Esse filtro olha só tarefas pendentes e ainda no futuro — uma tarefa já vencida (atrasada) não conta aqui; essa é a badge vermelha "tarefa atrasada" do card (veja acima). Ele funciona em conjunto com os outros filtros e toggles (busca, tags, "Só com tarefa atrasada", "Esfriando", "Em cadência") — todos se combinam ao mesmo tempo, mostrando só quem atende a TODOS os critérios ligados.

Clique em Qualquer (limpar filtro) dentro do popover, ou no "x" do badge "Próxima tarefa: ..." na barra de filtros, para voltar a ver todo mundo.

8. Exportar o funil em CSV

O botão Exportar no topo do board baixa um CSV com todos os contatos visíveis no funil selecionado (nome, telefone, e-mail, etapa, valor, tags, tempo na etapa e data de criação).

Erro comum: confundir esse export do Funil com o export de Relatórios — são dois recursos diferentes. O daqui exporta os contatos do board; o de Relatórios exporta os números da aba de relatório que você está olhando (CSV ou PDF).

Quando usar

Use o Funil sempre que precisar decidir "quem eu chamo agora" — veja quem está parado numa etapa há muito tempo e mova a negociação para frente. Para atribuir um responsável ao card, veja Atribuir um responsável ao card do Funil.

Duplicar um card de obra

Em contas com o modelo de Construção Civil, abra o menu ⋮ do card e escolha Duplicar card. Antes de criar, você pode ajustar responsável, número da proposta e quais tags deseja levar — as tags começam desmarcadas.

O novo card nasce na primeira etapa do funil. Cadastro e endereço da obra, empresas vinculadas e compradores são copiados; valor, observação, tarefas e histórico não são copiados. O cabeçalho de cada etapa mostra a soma dos valores dos cards, com valor exato ao passar o mouse ou focar o total.