Contatos — cadastro, edição e importação

Em 1 frase: Contatos é a lista central de todo mundo que já falou com sua empresa (ou que você cadastrou manualmente) — nome, telefone, e-mail, tags, etapa do funil e histórico, tudo num lugar.

1. Abrindo a lista

No menu lateral, clique em CRM → Contatos. A tela mostra 4 números no topo (Total de Contatos, Novos este mês, Taxa de Conversão, Qualificados) e uma tabela com Nome, Contato, Funil, Tags, Status e data de criação.

2. Buscar um contato

Digite no campo "Buscar por nome, telefone ou email..." — a busca cobre os três campos ao mesmo tempo.

2.1. Contato novo já aparece no funil

Todo contato criado — pelo WhatsApp, pelo formulário/RD Station, pelo cadastro manual ou pela importação por planilha — entra sozinho no funil padrão da organização, na primeira etapa (por exemplo "Sem Contato"). Se o dispositivo WhatsApp tiver destinos configurados, ele vai para esses funis. Quem já está em algum funil não é movido.

Cadastro manual em outro funil: ao criar um contato à mão você pode escolher o Funil e a Etapa de destino (ver seção 4). Se escolher o funil padrão, nada muda. Se escolher outro funil (ex.: Administrativo → Cliente Ativo), esse contato não entra nas automações de "lead novo" — não dispara a regra de automação de novo lead, não entra no rodízio de atendentes e não é enviado ao RD Station como lead comercial. A ideia é simples: quem cadastra um cliente já ativo no setor Administrativo não quer que ele vire "lead novo" de vendas. Se alguma regra de automação precisar disparar mesmo assim, ela pode ligar essa exceção nas próprias configurações da regra (opção "Disparar também para contatos cadastrados à mão fora do funil padrão").

2.2. Iniciando você a conversa com um número novo

Quando você mesmo escreve primeiro para um número que ainda não é contato — pelo botão Nova Conversa → Novo Número, na tela de Atendimento — dois campos decidem como esse contato nasce:

• Nome (obrigatório) — diferente do cadastro manual comum, aqui o nome é exigido na hora: sem ele o botão de criar fica desabilitado. Se você mandar mensagem para um número novo pelo aparelho físico (fora do Receptia), o contato nasce sem nome e é preenchido sozinho assim que a pessoa responder pela primeira vez — o nome que aparece é o mesmo nome de perfil (pushName) que ela usa no WhatsApp. Um nome já existente nunca é sobrescrito.
• "Não é lead (fornecedor/parceiro)" — marque quando o número não é um cliente em potencial (ex.: fornecedor, entregador, contato pessoal). O contato é criado normalmente (aparece em Contatos, tem conversa, pode ser atendido), ganha a tag "Não é lead" automaticamente, mas não entra em funil nenhum — nem no padrão, nem no destino configurado da conexão.

Quando a caixa "Não é lead" não é marcada, o card nasce no destino configurado para aquela conexão de WhatsApp (a mesma regra de Destino dos novos contatos). Se a conexão usada não tiver destino configurado, o card cai no funil padrão da organização e os administradores recebem um aviso no sino de notificações lembrando de configurar um destino para aquela linha.

3. Filtrar a lista

Use os filtros de Status (Todos / Novos / Contatados / Qualificados / Convertidos / Perdidos) e de Tag acima da tabela.

4. Criar um contato manualmente

1. Clique em Novo Contato.
2. Preencha nome, telefone, e-mail (e, se sua conta usa o módulo Empresas, o vínculo com uma empresa).
3. Escolha o Funil e a Etapa de destino — vem pré-selecionado no funil padrão, mas pode trocar (ver aviso na seção 2.1 sobre funil diferente do padrão).
4. Salve.

Ao adicionar um contato direto pelo "+" de uma etapa do quadro do Funil de Vendas, o Funil e a Etapa já vêm fixos naquela coluna — não precisa escolher de novo.

5. Editar um contato

Abra o contato na lista. A página tem 3 abas:

• Visão Geral — dados de leitura rápida, tags (adicionar/remover direto ali) e campos personalizados.
• Histórico — linha do tempo de mensagens, mudanças de status/etapa e notas.
• Editar — o formulário completo para alterar nome, telefone, e-mail e demais dados cadastrais.

Dica: o ícone de lápis no card de Detalhes (aba Visão Geral) já leva direto para a aba Editar.

5.1. Possível duplicado

Se o e-mail ou o CNPJ deste contato for igual ao de outro contato da sua conta (mesmo com telefone diferente — por exemplo, o cliente trocou de celular), a aba Visão Geral mostra um aviso "Possível duplicado" com nome, telefone, funil/etapa e responsável do outro cadastro, e o critério que bateu (e-mail, CNPJ ou os dois).

Isso não mescla nada sozinho — é só um alerta para você decidir. Clique em Mesclar para abrir o fluxo de mesclagem e escolher qual cadastro sobrevive (o outro é absorvido: telefones, conversas e histórico são transferidos para o sobrevivente).

O mesmo aviso não aparece para contatos que você já mesclou ou excluiu, nem para contatos de outra conta — só candidatos reais dentro da sua própria base.

6. Tags e campos personalizados

• Tags: na aba Visão Geral, use o seletor de tags para adicionar (inclusive criar uma tag nova ali mesmo) ou clique no "x" de uma tag para remover.
• Campos personalizados: também na Visão Geral, no bloco "Campos Personalizados" — preencha um campo já existente ou crie um novo a partir de um modelo pronto (ex.: Data de aniversário).

7. Importar contatos em massa

Clique em Importar e escolha:

• Planilha (CSV/XLSX) — envie um arquivo (até 10 MB, até 10.000 linhas), mapeie cada coluna do arquivo para um campo do Receptia (telefone é obrigatório), escolha o que fazer com telefones duplicados (pular ou atualizar) e, se quiser, já escolha o funil/etapa de destino. A tela mostra uma prévia com total de válidos/duplicados/com erro antes de confirmar.
• Importar de CRM — importação a partir de uma integração com outro CRM.

Ao final da importação, se alguma linha foi pulada ou deu erro, ela aparece listada na tela com o motivo — veja O que significam "pulados" e "erros" para entender cada caso e baixar um CSV só com as linhas problemáticas.

Uma linha com telefone diferente de tudo que já existe, mas e-mail ou CNPJ iguais a um contato já cadastrado, não é pulada — o contato é criado normalmente e recebe a etiqueta "Possível Duplicado" (ver seção 5.1) para revisão manual.

8. Ações em massa

Marque um ou mais contatos pela caixinha de seleção de cada linha (ou "Selecionar todos os N contatos" para pegar além da página). Uma barra de ações aparece com:

• Adicionar Tag
• Alterar Status
• Mover Etapa — escolha o funil e a etapa; se um gatilho de fluxo "Mudou de etapa" ou o encerramento automático de cadência depender dessa mudança, eles disparam normalmente, igual a mover um card manualmente no funil.
• Remover do Funil — usado dentro de um fluxo para retirar apenas o vínculo daquele contato com um funil, preservando seu histórico e os demais funis. Por exemplo: ao confirmar uma inscrição em webinário, retire-o de Vendas e mantenha-o no funil do evento.
• Transferir Responsável — escolha um atendente, ou "Remover responsável".
• Enviar Mensagem, Exportar (CSV/Excel) e Excluir.

9. Chegando aqui a partir do Funil

O botão Ver em lista do Funil de Vendas traz você para esta tela já filtrada pelo funil (e, se veio do menu de uma etapa específica, também pela etapa) — um chip de "Filtrado pelo funil: ..." aparece acima da tabela, com um link para Limpar.

Quando usar

Contatos é o cadastro-mãe: toda pessoa que fala no WhatsApp vira um contato aqui automaticamente. Use esta tela quando precisar buscar alguém específico, ajustar dados cadastrais ou trazer uma base externa em massa. Para acompanhar a negociação com o contato, veja o Funil de Vendas.

Erro comum: tentar importar uma planilha sem coluna de telefone mapeada — o telefone é o único campo obrigatório no mapeamento, sem ele a importação não segue.